Das diesjährige Tech4Germany Fellowship arbeitete seit dem 16. August an neuen Ideen und Lösungen für eine digitalere Bundesverwaltung. Im Rahmen der Abschlussveranstaltung von Tech4Germany und Work4Germany präsentierten die Teilnehmenden am 29. Oktober im Kultursaal des Funkhauses Berlin ihre mit Spannung erwarteten Ergebnisse.

Eines der insgesamt sieben Projektteam, bestehend aus vier Fellows sowie sogenannten Digitallots:innen des ITZBund und der Generalzolldirektion, stellte dabei Ideen vor, welche die Kommunikation und Interaktion zwischen Bürger:innen und Zollverwaltung wesentlich verbessern können. Die aufgezeigten Lösungsansätze haben das ITZBund, den zentralen IT-Dienstleister des Bundes, und die Generalzolldirektion so überzeugt, dass die Fellows ihre Vorgehensweise nach Abschluss des Fellowships auch auf weitere Themen des Zolls anwenden sollen.

Lösungsansätze: analog und digital

Zentrierung auf die Nutzer:innen, die Usability, und Barrierefreiheit standen im Fokus des Gemeinschaftsprojekt von Fellows, Generalzolldirektion und ITZBund. Das Projektteam beschäftigte sich dabei mit einem ganz konkreten Fall aus der Praxis: dem Mahnschreiben des Zolls für unbezahlte Kfz-Steuern. Die Analyse des analog zugestellten Behördenbriefes ergab aus Sicht der Bürger:innen erhebliche sprachliche Verständnisbarrieren. Diese führten zu zahlreichen und sich wiederholenden Rückfragen von Bürger:innen per Telefon und E-Mail gegenüber dem Zoll.

Der erste Lösungsansatz besteht darin, das Schreiben sprachlich und strukturell grundlegend umzugestalten. Das Ergebnis: ein nun deutlich optimierter, analoger Brief 2.0. Auf der ersten Seite des Schreibens ist nun der gesamte Inhalt in optisch und inhaltlich leicht verständlicher Weise angegeben. Ab der zweiten Seite folgen Ausführungen, die vorrangig der juristischen Befassung dienen.

Der zweite Lösungsansatz beschäftigt sich damit, neben den Verständnisbarrieren auch weitere Hürden bei der Erledigung dieses Verwaltungsvorgangs abzubauen. Das analoge Schreiben ist etwa für Sehbehinderte nicht barrierefrei. Als Erweiterung im Sinne der Barrierefreiheit wurden daher Funktionen, die in Papierform wirtschaftlich und technisch nicht möglich sind, in einer Web-App realisiert. Der Inhalt der Mahnung kann mittels QR-Code eingelesen werden. Damit sparen die Bürger:innen viel Zeit bei der Eingabe von personenbezogenen Daten und gleichzeitig werden diese Daten nicht auf einem Server vorgehalten, sondern extrahieren sich aus dem QR-Code des Schreibens.

Der digitale Assistent kann ohne Authentifizierung und Eingabe persönlicher Daten den Inhalt des Briefs in einer Fremdsprache anzeigen, optisch barrierefrei darstellen und sogar vorlesen lassen.

Mit Usability zum Erfolg

„Das Fellowship hat auch in diesem Jahr wieder wertvolle Ergebnisse erbracht“, betonte Manuel Galadí Enriquez, Abteilungsleiter im ITZBund auf der Abschlussveranstaltung in Berlin. „Die Zusammenarbeit zwischen Fellows, Digitallots:innen des ITZBund und des Zolls hat in wenigen Wochen Lösungsansätze hervorgebracht, die einen unmittelbaren praktischen Nutzen bieten. Dafür danke ich allen Beteiligten. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war hier die Nutzer:innenzentrierung. Ich freue mich, dass die Vorgehensweise direkt im Anschluss an das Fellowship in der Praxis weiterverfolgt werden kann“. Manuel Galadí Enriquez verfolgt das Fellowship seit seiner Gründung 2018. Das ITZBund begleitete das diesjährige Projekt zudem mit den Digitalots:innen Ursula Rohmann und René Gürth.

Über Tech4Germany

Das Tech4Germany Fellowship-Programm bringt seit 2018 Digital-Talente und Beschäftigte aus der deutschen Bundesverwaltung zusammen. Die interdisziplinären Teams wirken an konkreten Herausforderungen der Bundesverwaltung mit und entwickeln anhand von agilen und nutzer:innenzentrieren Methoden innerhalb von drei Monaten prototypische Softwareprodukte. Während der gesamten Projektarbeit wird ein besonderes Augenmerk auf die User Experience und Usability der späteren prototypischen Softwarelösung gelegt. Für den gesamten Zeitraum des Fellowships stehen den Teilnehmenden erfahrene Digitallots:innen aus den Partnerbehörden zur Seite.

Mehr Informationen zu Tech4Germany finden Sie auf der Website www.tech.4germany.org.

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