Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung für alle Bundesbehörden erfolgte zum 27.11.2019. Seitdem können Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen an die gesamte Bundesverwaltung über das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) durch verschiedene Kanäle einreichen. Am 27.11.2020 tritt jetzt die Lieferantenverpflichtung in Kraft. Lieferanten der Bundesverwaltung dürfen nur noch elektronische Rechnungen einreichen.

Bei einer elektronischen Rechnung nach der ErechV handelt es sich um ein Dokument in einem wohldefinierten, strukturierten XML-Datensatz. Dies ermöglicht dem Rechnungssender, Rechnungen in einem Buchhaltungssystem automatisiert zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten und ohne Medienbrüche durch die gesamte Lieferkette über die ZRE bis zum Rechnungsempfänger zu übermitteln. Der Empfänger kann diese dann in seinem ERP-System direkt übernehmen, prüfen – sachlich und rechnerisch richtig zeichnen - und zur Auszahlung anweisen. Abschließend erfolgt mit der Archivierung die rechtssichere Aufbewahrung.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die E-Rechnung spart Unternehmen sowie Behörden der Bundesverwaltung viel Arbeit und Zeit. Durch den automatisierten Informationsaustausch werden Fehlermöglichkeiten minimiert. Druck- und Versandkosten entfallen. Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung erfolgt automatisiert und medienbruchfrei. Die E-Rechnung leistet einen wichtigen Beitrag auf dem Weg zu einer modernen digitalen Verwaltung und markiert damit auch einen Meilenstein bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

Das ITZBund als der zentrale IT-Service Provider für die Bundesbehörden wurde im Projekt E-Rechnung mit der Entwicklung und dem Betrieb des zentralen Rechnungseingangsportals (ZRE) beauftragt. Zusätzlich bietet es den Bundesbehörden die Nutzung von Templates an, mit denen die eingegangenen Rechnungen in deren nachgelagerten ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können. Das ITZBund stellt einerseits diese Infrastruktur den Bundesbehörden als Service zur Verfügung, nutzt diese allerdings auch selbst.

Wir haben das Gesamtsystem für 8 Millionen Rechnungen per anno dimensioniert und mit erfolgreichen Last- und Performancetests abgenommen.

ARNDT FABRICE, GESAMTPROJEKTLEITER FÜR DAS PROJEKT E-RECHNUNG IM ITZBUND

„Erwartungsgemäß gibt es bei der Umstellung aller Systeme in der Lieferkette mit tausenden Lieferanten und über 180 Behörden der Bundesverwaltung Reibungsverluste, z. B. bei fehlerhafter Adressierung, strukturell fehlerhaften Rechnungen, die nicht vorab durch den KoSIT Validator geprüft wurden, durch Änderungen des XRechnung Standards oder in der komplexen, mehrstufigen Sicherheitsinfrastruktur. Diese werden nach und nach mit den Beteiligten Stakeholdern identifiziert, beseitigt und auch in den FAQs dokumentiert", schildert Arndt Fabrice weiter.

Weitere Informationen zur Nutzung, nützliche Hinweise und Downloads rund um das Thema E-Rechnung finden Sie auf der Website www.e-rechnung-bund.de.