Die Produkte von heute sind die Innovationsideen von gestern – Stillstand ist somit für das ITZBund keine Option, um auch in Zukunft die öffentliche Verwaltung mit moderner IT zu unterstützen. Deshalb setzt sich das Team Innovationsmanagement mit aktuellen Trends und Technologien auseinander. Angesiedelt im Bereich „Strategie und Innovation“ des Leitungsstabs, gibt das Innovationsmanagement dem ITZBund strategische Impulse, wenn es um die Ausrichtung und den Umgang mit neuen Technologien geht.

Identifizieren, bewerten und operationalisieren: Vom Trend zum Produkt

Was sind die Technologien der Zukunft? Um diese Frage zu beantworten, nutzt das ITZBund ein Trendradar, das mögliche Trends identifiziert. Anschließend wird selektiert: Ist das Thema für das ITZBund relevant, passt es zum Dienstleistungsauftrag und wo kann das Thema eingesetzt werden? Die wichtigsten Trends werden in einem mehrstufigen Prozess dokumentarisch aufbereitet, bewertet, verprobt und bei entsprechender Eignung wird in Zusammenarbeit mit dem Portfoliomanagement in einem Gremium über die mögliche Umsetzung entschieden.

Man kann sich den Prozess wie einen großen Trichter vorstellen: Oben fallen viele Themen rein, je enger der Trichter wird, desto spezifischer werden sie. Am Ende fallen nur die wichtigsten Ideen heraus – und die werden dann ins ITZBund getragen.

Carsten Rackel, Innovationsmanager beim ITZBund

Von Cloud Computing über Green IT zu Mobility: Die Herausforderungen für das ITZBund prägen die Themen, mit denen sich das Innovationsmanagement auseinandersetzt. Besonders wichtig sind auch Entwicklungen rund um KI-Technologien. Dabei ist gerade bei einem so großen Themenfeld entscheidend, dass Technologie und Problemlösung Hand in Hand gehen.

Als besonders aussichtsreich identifizierte das Innovationsmanagement unter anderem das Zusammenspiel von KI und der Technologie „Robotic Process Automation“ (RPA): Während KI darauf abzielt, menschliches Entscheidungsverhalten zu imitieren, handelt es sich bei RPA um einen Ansatz, bei dem repetitive, regelbasierte Prozesse automatisiert werden. Durch die Verknüpfung mit KI kann RPA eine ganzheitliche Automatisierung von komplexen Prozessen und die Verarbeitung von unstrukturierten Daten unterstützen – und so ein ganz konkretes Problem in der Verwaltungsarbeit lösen.

Das sind für mich zwei Seiten derselben Medaille, auf der einen Seite steht die Technologie, auf der anderen Seite die Problemlösung. Mit KI alleine ist noch nichts gewonnen, wir müssen sie auch richtig einsetzen.

Gudrun Gebhard, Innovationsmanagerin beim ITZBund

Best Practice: Robotic Process Automation beim Bundesverwaltungsamt

Nachdem ein Trend wie RPA identifiziert wurde, stößt das Innovationsmanagement den Umsetzungsprozess an. Dazu muss zunächst die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt werden (Proof of Concept). Beim aktuellen Best Practice Beispiel wurde mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) zusammengearbeitet, um die Beihilfebearbeitung zu vereinfachen. Dies umfasst die Bereitstellung und Verarbeitung von Anträgen zur Erstattung entstandener beihilfefähiger Kosten, was bislang in Teilen manuell geschieht – ein zeitaufwendiges und repetitives Verfahren. Hier setzt RPA an: Ein Softwareroboter, der als Applikation auf dem Rechner läuft, kann die Informationen vom Antrag in die Datenmaske übertragen. Dass, was vorher von Beschäftigten manuell durchgeführt wurde, übernimmt der Roboter nach einem streng definierten Prozessablauf. Beim Menschen werden gleichzeitig wertvolle Ressourcen für anspruchsvollere Aufgaben frei.

„Im Proof of Concept haben wir festgestellt, dass die Technologie dem BVA hilft, sodass wir den Einsatz nun gemeinsam realisieren. Wir planen in einem nächsten Projekt auf dieser Basis eine Prozessautomatisierungsstraße zu bauen, um die Technologie für weitere Prozesse einzusetzen“, so Carsten Rackel. „Und dies ist nur eines von vielen Beispielen für innovative Technologien, die wir beim Innovationsmanagement betrachten, um die Behörden für die digitale Zukunft auszustatten.“

Als zentraler IT-Dienstleister der Bundesverwaltung unterstützen wir unsere Kundenbehörden mit moderner und zuverlässiger IT. Mehr über unser Leistungsportfolio finden Sie hier.

Sie möchten mehr Neuigkeiten vom ITZBund?
Hier geht es zu unseren Newslettern: Newsletter abonnieren.