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PVSplus – die einheitliche Personalmanagement-Software für die Bundesverwaltung

PVSplus – die einheitliche Personalmanagement-Software für die Bundesverwaltung

Personalverwaltung einheitlich effizienter gemacht

Das Personalverwaltungssystem PVSplus ist ein zentrales System für die zivile Bundesverwaltung. Es ermöglicht das gesamte Personalmanagement auf einer Plattform: sicher, effizient und mit hoher Datenkonsistenz.

PVSplus: Ein System. Ein Datensatz. Alle Prozesse.

Symbolbild: Eine Stoppuhr in einem Raum aus den Zahlen 0 und 1.
Zeitwirtschaft ist eine von neun Komponenten der Personalmanagementsoftware PVSplus. Quelle: Getty Images / Alengo

Das Personalverwaltungssystem PVSplus ist die flexibel erweiterbare IT-Lösung für alle Prozesse des Personalmanagements in der Bundesverwaltung.

Mit PVSplus arbeiten zukünftig alle Bundesbehörden mit einem einheitlichen System. Die höhere Qualität, Konsistenz und Verfügbarkeit der Daten in PVSplus ermöglichen effizientere Geschäftsprozesse und einen geringeren Arbeitsaufwand.

So müssen Stammdaten für jeden Personalfall nur einmal eingegeben werden. Dann greifen alle Vorgänge auf denselben Datensatz zu. Dies vereinfacht beispielweise den Stellenwechsel von Beschäftigten innerhalb der Bundesverwaltung, da die erforderlichen Daten schon im System vorhanden sind.

Einheitlich besser – PVSplus

PVSplus ist ein wesentlicher Baustein der IT-Konsolidierung des Bundes. Mit diesem einheitlichen und leistungsstarken System löst das ITZBund eine vielfältige, unübersichtliche und aufwendig zu pflegende Systemlandschaft ab. Das Verfahren bietet eine dezentrale Personalverwaltung auf einer zentralen, im sicheren Bundesnetz betriebenen Plattform. Der zentrale Aktualisierungsprozess für alle Behörden, z. B. zur Umsetzung geänderter gesetzlicher Vorgaben, garantiert eine hohe Datenkonsistenz.

Ein Personalverwaltungssystem für alles

PVSplus integriert alle Anwendungsmöglichkeiten einer Personalverwaltung auf einer Plattform. Je nach Bedarf können Behörden die Basiskomponenten Personaladministration, Stellenwirtschaft und Organisationsmanagement durch optionale Komponenten individuell ergänzen.

Vom Recruiting externer und interner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Personalentwicklung bis hin zur Abrechnung von Entgelten und Zahlung von Versorgungsbezügen unterstützt PVSplus alle Beschäftigungsphasen.

Zehn Jahre PVSplus: Das bedeutet auch zehn Jahre Erfahrung, zehn Jahre Systemoptimierung, zehn Jahre Vertrauen in PVSplus. Das K-PVS will die Erfolgsgeschichte weiterschreiben.

Torsten Hesse, Leiter der Abteilung P PVS Bund

Zur Erfolgsgeschichte

K-PVS und Personalsoftware Bund

Alles, was ein Personalverwaltungssystem können muss

PVSplus: neun Komponenten für eine integrierte Personalverwaltung

  1. E-Recruiting
    interne und externe Personalgewinnung
  2. Personaladministration
    Stammdatenpflege ab Beschäftigungsbeginn
  3. Organisationsmanagement
    Planung und Pflege der Behördenorganisation
  4. Stellenbewirtschaftung
    Pflege des Stellenhaushalts einer Behörde
  5. Zeitwirtschaft
    Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten
  6. Personalabrechnung
    Abrechnung und Überweisung der Entgelte und Versorgungsbezüge
  7. Personalentwicklung
    Förderung und Qualifizierung der Beschäftigten
  8. Learning Solutions
    Planung, Durchführung und Nachbereitung von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen
  9. Arbeits- und Gesundheitsschutz
    Gefährdungsbeurteilung und betriebsärztliche Vorsorge

Nutzerorientiert, hochverfügbar, modular und flexibel

PVSplus ist ein hochverfügbares System, das auf der SAP HCM-Technologie basiert, und kann für zukünftige Anforderungen weiterentwickelt werden. Durch seinen modularen Aufbau ist es flexibel, so dass Behörden die benötigten Komponenten auch schrittweise einführen können. Je nach Bedarf können Nutzerinnen und Nutzer weitere Services und Funktionen einfach abrufen und in ihre Prozesse integrieren.

Ein Mann telefoniert mit Head-Set und schaut auf einen Monitor.
Das Kompetenzzentrum PVSplus bietet nutzerorientierte Beratung. Quelle: Getty Images / : Cecille_Arcures

Das System verfügt über eine differenzierte Benutzerverwaltung, bindet die Beschäftigten mittels „Employee-Self-Service“ ein und liefert über „Management-Self-Service“ Informationen für Führungskräfte. Ein umfangreiches und einheitliches Berichtswesen mit vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten und ein zuverlässiges Abrechnungsverfahren komplettieren das integrierte Personalverwaltungssystem.

Das Kompetenzzentrum K-PVS

Unterstützung

KPVS berät und begleitet die Kundenbehörden im gesamten Veränderungsprozess.

Nutzerorientierung

Nutzerspezifische Dokumentation. Aktuelle Informationen über Internetangebote.

Datenkonsistenz

Änderungen des Rechtsrahmens ohne gesonderten Auftrag zentral für alle angeschlossene Behörden.

ITZBund begleitet und unterstützt PVSplus-Einführung

Das Kompetenzzentrum für Personalverwaltung und Systemsteuerung K-PVS im ITZBund unterstützt den bundesweiten Rollout des Systems. Es berät und begleitet die Kundenbehörden im gesamten Veränderungsprozess von der Planung über Implementierung, Customizing sowie Migration bis zum Betrieb. Das K-PVS betreibt das hochverfügbare System, übernimmt die dauerhafte Pflege und Wartung und garantiert die monatlichen Abrechnungsläufe.

Das ITZBund ist bei PVSplus sowohl für die technische und auch für die inhaltliche Umsetzung verantwortlich. Das beginnt bei der Analyse der Anforderungen vor der Software-Umstellung und geht im laufenden Betrieb weiter. So werden gesetzliche Anpassungen durch das Fachteam des ITZBund ohne gesonderten Auftrag rechtssicher und zuverlässig für alle Behörden eingearbeitet und zentral zur Verfügung gestellt – bis hin zur Anpassung entsprechender Formulare. Auch Änderungen, die sich aus Feedback ergeben, werden zentral von uns umgesetzt.

Nicht nur technisch gut beraten

Jede Behörde hat besondere Anforderungen an ein Personalverwaltungssystem. Diese ergeben sich aus den Arbeitsprozessen und den fachlichen Erfordernissen. Durch unser Verständnis für diese Bedürfnisse einerseits und unsere technische und rechtliche Expertise andererseits, können wir gemeinsam mit den Behörden daraus technische Anforderungen formulieren und umsetzen – und behalten das für alle nutzbare Standardsystem stets im Blick.

Wie wir unsere Kundenbehörden von PVSplus optimal betreuen?

Zum PVSplus-Team gehören nicht nur IT-Expertinnen und Experten, sondern auch Beschäftigte mit kommunikativem, fachlichem, prozessualem, technischem und rechtlichem Wissen.

Für Anwendende

Die in neuem und responsiven Design gestaltete Website richtet sich vorwiegend an Anwenderinnen und Anwender von PVSplus.

Internetseite des K-PVS

Erfolgreiche Pionierarbeit

Pilot-Migration BVA

Als erste Bundesbehörde hat das Bundesverwaltungsamt (BVA) das Personalverwaltungssystem PVSplus  in einer Pilot-Migration eingeführt und wurde damit Vorreiter für den bundesweiten Rollout des Produktes.

Das K-PVS im ITZBund hat uns in jeder Phase des Systemwechsels gut betreut und beraten.

Jan Gurris, Referent im Bundesverwaltungsamt

Erfolgsfaktoren bei der Pilot-Migration

Als erstes haben wir das Delta aus dem Vergleich zwischen den Geschäftsprozessen mit dem bisherigen System und den Standardprozessen der PVSplus-Anwendung erarbeitet. Auf dieser Grundlage haben wir versucht, die individuellen Anforderungen und organisatorischen Abläufe im BVA an die Standardprozesse der PVSplus-Anwendung anzupassen. Für nicht konsolidierungsfähige Abläufe mit allgemeingültiger Charakteristik mussten Migrationslösungen in PVSplus entwickelt werden. Den gesamten Umstellungsprozess begleiteten wir auf Basis eines umfassenden Migrationskonzepts.

Aufgaben des K-PVS bei der Migration

Das K-PVS im ITZBund unterstützt Kundenbehörden nicht nur auf technischer Ebene, sondern auch durch Beratung im Change-Management. Bei der Umstellung zu PVSplus haben wir für das BVA folgenden Aufgaben maßgeblich unterstützt:

  • Unterstützung bei der Delta-Analyse vom bisherigen System EPOS zu PVSplus und Formulierung von Änderungsanforderungen
  • Erstellung von Migrationsregeln
  • Datenmigration: durch die gute Zusammenarbeit und Abstimmung im Vorfeld konnten 98% der Daten automatisiert migriert werden

In nur einem Jahr haben wir die erste große Pilot-Migration zu PVSplus abgeschlossen und schon nach kurzer Zeit konnte das BVA weitere PVS-Komponenten einführen. Heute werden die eingeführten Komponenten dauerhaft und erfolgreich im BVA genutzt. Der Übergang von der Anbindung in den laufenden Betrieb verlief für das BVA ohne Bruchstelle, denn das Team aus der Migrationsphase betreut die Behörde auch im laufenden Betrieb.

Der Pilot geht in Serie

Die Abbildung zeigt das Produktlogo von PVSplus.
Quelle: ITZBund

Aus den Erfahrungen der erfolgreichen Pilot-Migration und den Folgeprojekten, haben wir einen standardisierten Prozess für den bundesweiten PVS-Rollout entwickelt. In diesem Prozess analysieren und formulieren wir die besonderen Anforderungen der Behörden und überprüfen, wie die Abläufe in der Kundenorganisation angepasst werden können. Um die Datenmigration nach PVSplus möglichst weitgehend zu automatisieren und eine hohe Datenqualität zu erreichen, haben wir zwei Instrumente entwickelt: den EPOS-Readiness-Check und den Migrationsnavigator. Beide Werkzeuge unterstützen eine effiziente Migration mit unterschiedlichem Fokus und werden durch nutzerorientierte Workshops begleitet.

2019 begann der PVSplus-Rollout in über 60 Kundenbehörden mit mehr als 100.000 Beschäftigten. Das K-PVS hat die Herausforderung der bundesweiten Umstellung der Personalverwaltung auf das System PVSplus in enger Zusammenarbeit mit den Kundenbehörden erfolgreich gestartet.

  • 341 297  monatlich abgerechnete Personalfälle
  • 108 665  verwaltete Personalfälle
  • 8 517  Anwender/innen

Mammutaufgabe und Erfolgsgeschichte zugleich

Die Zahl der Behörden, die PVSplus erfolgreich nutzen, wächst beständig. Zum Anwenderkreis gehören beispielsweise: Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), Bundesrat, Bundespolizei, Generalzolldirektion, Bundesverwaltungsamt, Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

Die Zukunft von PVSplus

Wir machen digitales Personalmanagement mobil & zukunftsfähig

Die Migration der Behörden wird uns noch eine Weile beschäftigen. Gleichzeitig optimieren wir das Prozessmanagement von PVSplus und seine Komponenten.

Wir überführen das PVSplus-Portal schrittweise auf SAP Fiori. Diese Technologie verleiht dem Portal ein modernes Design und verbessert die User Experience. Zu den Verbesserungen zählen beispielsweise

  • einheitliche Bedienbarkeit der Apps
  • Nutzbarkeit auf verschiedenen Endgeräten wie Tablet, Smartphone oder Desktop
  • Optimierung der Barrierefreiheit

Immer mehr Bewerber und Bewerberinnen besuchen die Internetseite des ITZBund und anderer Bundesbehörden mit Handy, Tablet oder Laptop und starten damit auch direkt den Bewerbungsprozess mit der PVSplus-Recruiting-Komponente „E-Rec“. In einem gemeinsamen Projekt mit der SAP haben wir die Webanwendung deshalb mobilfähig gemacht. Das Ergebnis ist ein zeitgemäßes und nutzerfreundliches Werkzeug sowohl für Behörden als auch für Bewerberinnen und Bewerber.

PVSconnect für eine moderne Verbindung von Prozesswelt und strategischer Steuerung

Die Prozessmanagement-Plattform des K-PVS, PVSconnect, dokumentiert Abläufe und schafft multidimensionale Mehrwerte:

Die Dokumentaton ist intuitiv verständlich und über ein Online-Portal direkt von den Kunden-PCs erreichbar. Die zielgruppenspezifische Oberfläche des Portals ermöglicht eine leichte Bedienung ohne Einstiegshürden.