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Die E-Akte Bund - für die moderne Verwaltung

Die E-Akte Bund - für die moderne Verwaltung

Einfach digital verwalten - mit der E-Akte Bund

Die E-Akte Bund ist der zentrale Dienst für die elektronische Aktenführung und damit ein elementarer Baustein der Digitalisierung der Bundesverwaltung. Als IT-Dienstleister des Bundes verantworten wir die technische Einführung der E-Akte Bund in 200 Bundesbehörden. Wir sichern ihren Betrieb und ihre technische Weiterentwicklung.

Leistungen

Was ist die E-Akte Bund?

Was ist aktenrelevantes Schriftgut?

Alle Dokumente, die zum Nachweis der Vollständigkeit in einer Akte rechtssicher aufbewahrt werden müssen. Sie dokumentieren alle behördlichen Entscheidungen und machen Verwaltungshandeln transparent und rechtssicher.

Die E-Akte Bund ist der zentrale Basis- und Querschnittsdienst zur einheitlichen elektronische Aktenführung in den Bundesbehörden. Mit ihrer Einführung bringt der Bund die Umsetzung des E-Government-Gesetzes und die Dienstekonsolidierung der IT des Bundes einen entscheidenden Schritt voran. Es handelt sich dabei um ein Dokumentenmanagementsystem mit automatisierter Workflow-Komponente, in dem Schriftgut aus verschiedenen Verfahren rechtssicher und ohne Medienbrüche in Akten zusammengeführt wird. Dadurch wird ein schnelleres Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen kontinuierlich, orts- und zeitunabhängig ermöglicht. Benötigte Informationen können von allen Beschäftigten einer Behörde mit der passenden Berechtigung eingesehen werden.

Als IT-Dienstleister der Bundesverwaltung verantworten wir die zuverlässige technische Bereitstellung und den zentralen Betrieb der E-Akte Bund. Die besonderen Anforderungen verwaltungswirtschaftlichen Handelns werden durch das Anforderungsmanagement der fachverantwortlichen Stelle im BVA fortlaufend weiterentwickelt. Dabei ist das Mitwirken der Nutzerbehörden im etablierten Gremium des Anwenderkreises ein Erfolgsfaktor, um die Weiterentwicklungen der Software nutzerzentriert zu gestalten. Zu den verbindlichen Funktionalitäten gehört zum Beispiel die Möglichkeit der parallelen Zusammenarbeit an einer Akte.

Die E-Akte Bund unterstützt die Zusammenarbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Behörde. Sie ist barrierefrei und BITV 2.0-konform. Zudem ermöglicht sie die elektronische Bereitstellung von Informationen laut Informationsfreiheitsgesetz (IFG): Benötigte Daten können elektronisch ausgewählt und Bürgerinnen und Bürgern digital zur Verfügung gestellt werden.

Effiziente Zusammenarbeit

Verschiedene Personen können Akteninhalte parallel bearbeiten

Flexibles Arbeiten

Die E-Akte ist jederzeit und ortsunabhängig verfügbar.

Transparente Verwaltung

Schneller Zugang zu und Austausch von Informationen.

Vorteile

Die E-Akte Bund bietet alle Reahmenbedingungen zur rechtssicheren Aktenführung. Dabei macht sie die Zusammenarbeit innerhalb einer Behörde effizienter und transparenter. Der Dienst digitalisiert und beschleunigt viele Prozesse, Informationen sind über eine digitale Suche schneller auffindbar und können unkompliziert ausgetauscht werden.

Erfolgreich wurden bereits folgende Anbindungsmöglichkeiten an E-Akte Bund durch Integrationsmuster / Schnittstellen umgesetzt:

  • E-Rechnung
  • Formular-Management-System (FMS)
  • Schnittstellen-Interface (als generische Anbindung von Fachverfahren)
  • Anbindung an das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB) für den Beweiswerterhalt

Sukzessive werden folgende Verfahren in die E-Akte Bund integriert:

  • Stufenweiser Ausbau der DZAB-Anbindung für weitere Funktionen
  • Weitere Fachverfahren und Basis-/Querschnittsdienste (wie bspw. E-Scannen)
Illustration E-Akte Bund: Digitale Akten und Dokumente sind durch Datenströme miteinander verknüpft.
E-Akte Bund: medienbruchfreie und elektronische Aktenführung macht die Zusammenarbeit innerhalb einer Behörde effizienter und transparenter. Quelle: Getty Images / D3Damon

Sicherheit für die E-Akte Bund

Die Sicherheit von Daten und Informationen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg einer modernen, digitalen Verwaltung. Das Schutzbedürfnis eines Basisdienstes wie der E-Akte Bund, die in allen Bundesbehörden eingeführt wird, ist besonders hoch. Sensible, personenbezogene Daten müssen technisch vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Für die Sicherheit der E-Akte Bund und die Gewährleistung des Datenschutzes gibt es definierte Zuständigkeiten bei uns und in den Behörden selbst. Wir beraten Behörden bei der Erstellung ihrer individuellen Sicherheitskonzepte für die Nutzung der E-Akte Bund.

Die E-Akte Bund auf der Bundescloud ist zur Nutzung für Schriftgut bis zur Sicherheitseinstufung „Verschlusssache – nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD) freigegeben.

Die Einführung der E-Akte Bund in 200 Bundesbehörden ist ein riesiges Digitalisierungsprojekt. Sie setzt auch ein Neudenken der Verwaltungsarbeit in den Behörden voraus. Die E-Akte macht uns alle effektiver und moderner. Eine große Aufgabe für meine Teams.

Dr. Alfred Kranstedt, Direktor ITZBund

Technische Einführung

Jede Behörde trägt die organisatorische Projektverantwortung für die Einführung der elektronischen Aktenführung selbst. Dabei werden aus der Maßnahme zahlreiche Unterstützungsangebote und wichtige Informationen zur E-Akte Bund selbst sowie zum Einführungsprozess im Social Intranet der Bundesverwaltung (SIB) bereitgestellt. Das Vorgehensmodell E-Akte des Bundesverwaltungsamtes (BVA) und das Reifegradmodell sind ausführliche Anleitungen, die durch die verschiedenen organisatorischen Phasen des Projektes führen. Eine Behörde ist reif für die technische Einführung, wenn sie

  • ihre Prozesse für die digitale Aktenführung optimiert hat,
  • an die Netze des Bundes angeschlossen ist,
  • die benötigte Arbeitsplatztechnik bereitstellt.
Illustration E-Akte: Datenströme laufen durch eine geöffnete Akte
Das ITZBund als IT-Dienstleister begleitet jede Bundesbehörde bei der technischen Einführung der E-Akte Bund. Quelle: Getty Images / D3Damon

Aufgaben des ITZBund

Als zentraler IT-Dienstleister begleiten wir jede Bundesbehörde bei der technischen Einführung der E-Akte Bund. Die Anforderungen der Behörden an den Dienst sind je nach Aufgabenbereich sehr unterschiedlich. Darum gibt es für jede Behörde ein individuelles Einführungsprojekt. Die technische Bereitstellung der E-Akte Bund läuft bis zum Rollout in mehreren Stufen nach einem standardisierten Verfahren ab.

Referenzen

Illustration E-Akte: Digitale Ordner sind miteinander vernetzt
Das ITZBund hat als eine der ersten Bundesbehörden die E-Akte Bund im eigenen Haus eingeführt. Quelle: Getty Images / D3Damon

Referenzen

Die Ausgangslage für die Einführung der E-Akte Bund variiert von Behörde zu Behörde. Einige arbeiten bereits mit einem digitalen Ablagesystem, andere führen ihre Akten noch in Papierform. Das Bundesamt für Justiz hat sich als erste Pilotbehörde auf die Arbeit mit der E-Akte Bund vorbereitet. Es folgten das Bundesministerium der Finanzen, die Bundeszentrale für politische Bildung und das ITZBund.

Das ITZBund als Pilotbehörde für die Einführung der E-Akte

Das ITZBund hat als eine der ersten Bundesbehörden die E-Akte Bund im eigenen Haus mit einem Big Bang eingeführt. Die frühe Integration der elektronischen Aktenführung in die eigene Verwaltung brachte dem Projektteam wertvolle Erfahrungen und dem ITZBund eine verlässliche, zukunftssichere Verwaltung.

  • 6  Monate Projektlaufzeit
  • 504  Elektronische Akten
  • 3 600  Beschäftigte im ITZBund

Big-Bang-Rollout der E-Akte im ITZBund

Die Einführung einer neuen Software „über Nacht“ muss gut vorbereitet sein. Gemeinsam mit den Fachbereichen haben die Kolleginnen und Kollegen interne Prozesse analysiert und die Software auf die Bedürfnisse im ITZBund konfiguriert.

"Die E-Akte ist ein Quantensprung innerhalb der Digitalisierung der Bundesverwaltung. Wir sind stolz darauf, dass wir als IT-Dienstleister in vielen intensiven Projekten die Voraussetzungen für modernes Arbeiten in den Behörden schaffen. Das positive Ergebnis sehen wir im eigenen Haus."

Monika Werner, Projektleiterin der Einführung der E-Akte Bund im ITZBund

Erfolge & Ausblick

Illustration E-Akte: digitales Cloudsymbol als Symbol für die Bundescloud
Die E-Akte Bund ist eine der ersten IT-Lösungen, die das ITZBund aus der Bundescloud als Software as a Service bereitstellt. Quelle: Getty Images / Arkadiusz Warguła

Bisherige Erfolge

Im Frühjahr 2023 wurde bereits die 50. Bundesbehörde produktiv angebunden und deren zentraler Betrieb im ITZBund aufgenommen.
Den Auftrag entsprechend des eGovernment-Gesetzes hat das ITZBund erfüllt.

Gleichzeitig wird die Einführung der E-Akte Bund noch eine Weile andauern – der Rollout weiterer Behörden geht kontinuierlich weiter und wird bis voraussichtlich Ende 2024 laufen.

Der größte Erfolg ist sicherlich, dass alle Beschäftigen der unmittelbaren Bundesverwaltung, die zuvor noch keine elektronische Aktenführung hatten, heute die E-Akte Bund nutzen können. In diesen Behörden ohne E-Akte-Vorsystem ist die Einführung der E-Akte bereits abgeschlossen.

Rebecca Lorenz, IT-Projektleiterin E-Akte Bund

Die E-Akte Bund auf der Bundescloud (EAB@BC) wurde durch das BSI/ ÖS II 5 zur Veraktung von Schriftgut des Geheimhaltungsgrads „Verschlusssache – nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD) freigegeben. Der Geheimhaltungsgrad (VS-NfD) EAB@BC darf von allen Behörden genutzt werden, die den hausinternen Freigabeprozess zusätzlich erfolgreich bestanden haben. Es findet eine kontinuierliche Weiterentwicklung zur Aufrechterhaltung und Ausweitung dieser Freigabe statt.

Die E-Akte Bund ist somit eines der zentralen Projekte in der Dienstekonsolidierung. In den letzten drei Jahren konnten große Erfolge bei der Umsetzung der übergeordneten Einführungsplanung - und somit der Erreichung der Maßnahmenziele des BMI - vorgewiesen werden.

Die Zukunft der E-Akte Bund

Die Erfahrungen aus den Nutzerbehörden helfen, den Dienst fortlaufend weiterzuentwickeln. Einmal im Jahr veröffentlichen wir ein neues Release, welches das Anforderungsspektrum der E-Akte Bund kontinuierlich erweitert:

  • Bereitstellung: Digital arbeiten heißt vernetzt arbeiten. Deshalb wurden die Services der E-Akte Bund@Bundescloud zur automatisierten Bereitstellung auf Basis modernster Cloud-Technologien weiterentwickelt. Aktuell wird die Bereitstellung der E-Akte Bund auf der neuen Plattform „Betriebsplattform Bund“ vorbereitet.
  • Sicherheit: Seit 2021 werden Freigaben für den Geheimhaltungsgrad „Verschlusssache – nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD) für erste Kundenbehörden auf der Bundescloud erteilt. Seit 2022 sind weitere Kundenbehörden für die VS-Freigabe vorgesehen.
  • Flexibilität: Nach erfolgreicher Pilotierung des mobilen Zeichnungsclients kann der Dienst jetzt auch auf freigegebenen mobilen Endgeräten verwendet werden.

"Wir freuen uns über das positive Feedback unserer Kundenbehörden und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Projektpartnern BMI, BVA, Bundesarchiv und dem Dienstleister Fabasoft. Mit Blick auf die kommenden Jahre sind wir gespannt auf die weiteren Entwicklungen im Projekt E-Akte Bund!"

Rebecca Lorenz, IT-Projektleiterin E-Akte Bund im ITZBund

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